คุณภาพของตู้เอกสาร

แม้ว่าความนิยมของการเก็บเอกสารแบบอิเลคทรอนิกส์จะเพิ่มมากขึ้น แต่ในหลาย ๆ สำนักงานก็ยังคงต้องใช้ตู้เก็บเอกสารอยู่ การเลือกซื้อตู้สักใบไม่ใช่แค่เลือกว่าต้องการกี่ลิ้นชัก ซึ่งการพิจารณาเลือกซื้อที่ดีจะมีผลคือแทนที่จะได้ระบบจัดเอกสารที่ดูเรียบร้อย คุณอาจจะยังต้องมีเอกสารกองพะเนินอยู่บนโต๊ะอยู่ดี ปัจจัยที่ควรจะนำมาพิจารณานั้นก็คือพื้นที่ของสำนักงาน ขนาดและชนิดของเอกสารที่จัดเก็บ รวมถึงประสิทธิภาพในการผลิต

ชนิดของตู้เอกสาร
ตู้เอกสารในปัจจุบันนั้น แบ่งออกได้เป็นสองชนิดด้วยกันคือ ตู้เอกสารแบบแนวตั้ง และตู้เอกสารแบบแนวนอน ตู้เอกสารแบบแนวตั้งเป็นรุ่นดั้งเดิมที่ใช้มาตั้งแต่สมัยแรกๆ มีตั้งแต่ 2-5 ลิ้นชัก ซึ่งมักใช้เก็บเอกสารขนาดจดหมาย หรือ ขนาด Legal ไว้ที่ด้านหน้าของลิ้นชัก ตู้เอกสารอีกชนิดหนึ่งคือ ตู้เอกสารแนวขวาง ซึ่งกว้างกว่าธรรมดามาก ทำให้สามารถเก็บเอกสารจากด้านหน้า หรือเก็บจากข้างหนึ่งไปยังอีกข้างหนึ่งได้ ซึ่งตู้ประเภทนี้ไม่ลึกเท่าตู้เอกสารแนวตั้ง และสามารถที่จะใช้เป็น ฉากกั้น (Partition) ได้ในเวลาเดียวกัน
ตู้เอกสารแนวตั้ง โดยมากจะเหมาะกับสำนักงานที่มีพื้นที่กำแพงน้อย ถึงแม้ว่ามันจะเก็บเอกสารได้ไม่มากเท่าตู้แนวขวางแต่ก็กินเนื้อที่น้อยกว่า และลิ้นชักมีความลึก 15-28 นิ้ว โดยประมาณ
ตู้เอกสารแนวขวางจะยืดหยุ่นกว่าในเรื่องของการจัดเก็บ เราสามารถเก็บเอกสารขนาด Legal และ Letter ได้ในลิ้นชักเดียวกัน ในขณะที่ตู้แนวตั้งต้องเลือกอันใดอันหนึ่ง ลิ้นชักของตู้ประเภทนี้ก็มักจะใหญ่กว่า และสามารถเก็บเอกสารได้มากกว่าตู้ตั้งมาตรฐานได้ถึง 1/3 เท่า และมีความกว้างโดยเฉลี่ยตั้งแต่ 36 – 42 นิ้ว

คุณภาพของตู้เอกสาร
ข้อบ่งชี้อย่างแรกของตู้เอกสารที่มีคุณภาพดีก็คือ ถึงแม้ว่าเราจะวางเอกสารไว้เยอะ น้ำหนักมาก ตัวยึดลิ้นชักจะต้องรับน้ำหนักได้ และเปิด / ปิดได้อย่างไม่ติดขัด
จุดเด่นด้านความปลอดภัยก็เป็นอีกเรื่องที่ควรให้ความสนใจ เราควรจะมองหากลไกที่ช่วยป้องกันไม่ให้ลิ้นชักเกยหรือกระทบกันเวลาที่เปิดออกมาหลายตัวพร้อมกัน ตู้ที่มีคุณภาพจะใช้ลิ้นชักที่มีน้ำหนักสมดุลกัน และมีตัวล๊อกด้านในให้เปิดลิ้นชักได้ครั้งละ 1 ตัวเท่านั้น
ตู้เอกสารนั้น ยิ่งใช้งานมากเท่าใด ก็จะยิ่งเกิดความเสียหายได้มาก ตู้ที่ใช้วัสดุเหล็กที่มีคุณภาพดี หนา และทนทานจะสามารถต้านทานความเสียหายของตู้เอกสารได้ทั้งภายนอกและภายใน
ความต้านทานต่อไฟ และแรงกระแทก
ได้มีการทดสอบพิเศษเกี่ยวกับการทนไฟและแรงกระแทกโดยห้องทดลองของบริษัทประกันภัยแห่งหนึ่ง ซึ่งบอกว่าตู้เอกสารจะสามารถทนไฟที่ประมาณ 1700 degree และที่ความร้อนได้ในอุณหภูมิต่ำกว่า 350 F ภายในหนึ่งชั่วโมง ยิ่งกว่านั้น ตู้บางใบยังสามารถป้องกันได้แม้กระทั่งแผ่นดิสก์และเทป ซึ่งจะต้องเก็บในอุณหภูมิต่ำกว่า 125 degree อีกด้วย